Eine korrekte Zahlungserinnerung schreiben

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundliches Schreiben an den Schuldner, in dem der Schuldner höflich aufgefordert wird, die vereinbarte Leistung, meist geht es um die Zahlung des Kaufpreises, nunmehr vorzunehmen. In dieser Situation ist Höflichkeit Pflicht. Drohungen oder Einschüchterungsversuche sind eher fehl am Platz.

Was ist der Unterschied der Zahlungserinnerung zur Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung ist eigentlich eine Mahnung. Vom Begriff her könnte man sie als die Vorstufe zur Mahnung verstehen, weil Mahnung ein Rechtsbegriff ist. Mahnen bedeutet rechtlich, dass der Schuldner einer Leistung sich weigert zu leisten, er nicht in der Lage ist zu leisten oder die Zahlung aufgrund seiner schlechten Zahlungsmoral einfach zeitlich verzögert. Mit der Mahnung soll dem Schuldner deutlich gemacht werden, dass er nun endgültig zahlen muss und, falls er nicht bezahlt, infolge seines Zahlungsverzugs Konsequenzen eintreten.

Welche Konsequenzen hat die Mahnung?

Spätestens mit der Mahnung gerät der Schuldner in Verzug. Zahlt er nicht, riskiert er, dass ihm der Gläubiger einen gerichtlichen Mahnbescheid überstellt oder ihn sogleich bei Gericht auf Zahlung verklagt oder auch vom Vertrag zurücktritt und Schadensersatz einfordert. Besonders riskant ist die Situation dann, wenn der Gläubiger eine Forderung einklagt, die über dem Betrag von 4.999,99 EUR liegt. Ab 5.000 EUR ist nämlich das Landgericht zuständig. Dort besteht Anwaltszwang, so dass der Schuldner infolge seines Zahlungsverzugs auch zusätzlich die Anwaltsgebühren bezahlen muss. Allenfalls beim Amtsgericht kann der Gläubiger selbst tätig werden, so dass im günstigsten Fall kein Anwalt beauftragt werden muss.

Risiken einer Mahnung

Eine Zahlungserinnerung hingegen kann, je nachdem wie sie formuliert ist, durchaus auch eine ultimative Mahnung sein. Eine solche ultimative Mahnung gefährdet natürlich unter Umständen die persönliche Beziehung zum Schuldner. Möglicherweise ist er verärgert. Verärgerte Kunden sind meist verlorene Kunden. Vielleicht hat er einfach übersehen, die fällige Rechnung des Gläubigers zu bezahlen, hat Eheprobleme, ist erkrankt oder ist gerade in Urlaub. Zwar entschuldigt ihn dies nicht. Dennoch kann es sehr empfehlenswert sein, statt einer ultimativen Mahnung diesem Schuldner eine freundliche Zahlungserinnerung zu übersenden, die ihn "erinnert", aber noch nicht ultimativ "mahnt".

Wann ist die Zahlungserinnerung begründet?

Wichtig ist, dass die Forderung des Gläubigers tatsächlich auch fällig ist und der Schuldner zur Zahlung verpflichtet ist. Insoweit gelten die gleichen Voraussetzungen, die auch für die Mahnung

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im Rechtssinne von Gesetzes wegen (§§ 280, 286 BGB) gestellt werden. Danach ist der Schuldner zur Zahlung verpflichtet, wenn: ...

+ eine wirksame Forderung vorliegt (z.B. darf der Schuldner den Kaufvertrag nicht wegen Irrtums, arglistiger Täuschung pp angefochten haben),
+ die Fälligkeit der Forderung eingetreten ist (Fälligkeit fehlt, wenn der Schuldner wegen eines Mangels der Kaufsache Gewährleistungsansprüche geltend macht),
+ der Schuldner nicht oder nicht rechtzeitig gezahlt hat
+ und der Schuldner die Zahlungsverzögerung zu vertreten hat.

In bestimmten Situationen ist die Mahnung jedoch entbehrlich. Dabei handelt es sich um Fälle, dass in der Rechnung ein konkreter Zahlungstermin (z.B. 7.April 2015) bezeichnet oder vereinbart ist, dass der Schuldner spätestens 10 Tage nach Lieferung zahlt. Soweit eine Fälligkeitsregelung fehlt, kommt der Schuldner auch ohne Zahlungserinnerung und ohne Mahnung automatisch von Gesetzes wegen in Verzug, wenn er nicht binnen von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt und ihn der Gläubiger in der Rechnung auf diese Konsequenz hingewiesen hat. Gleiches gilt eigentlich auch für die Zahlungserinnerung.

Warum ist eine Zahlungserinnerung dennoch sinnvoll?

Auch wenn der Schuldner rein rechtlich gesehen in Verzug ist, empfiehlt sich die Zahlungserinnerung. Mit der Zahlungserinnerung wird der Schuldner in aller gebotenen Form höflich, aber bestimmt daran erinnert, dass er seine Zahlung nicht erbracht hat und doch bitte umgehend zahlen möchte. Die Zahlungserinnerung muss nicht unbedingt mit einer Fristsetzung verbunden sein. Es genügt die reine Zahlungsaufforderung. Dann muss der Gläubiger aber damit rechnen, falls der Schuldner die Zahlungserinnerung ignoriert, dennoch eine förmliche Mahnung zuschicken zu müssen. Damit bürdet er sich einen weiteren Arbeitsaufwand auf, der intern Kosten verursacht und Personal bindet.

Was ist, wenn die Zahlungserinnerung erfolglos bleibt?

Reagiert der Schuldner auf die Zahlungserinnerung nicht, kann ihn der Gläubiger ein weiteres Mal an die Zahlung "erinnern". Er kann aber auch eine förmliche Mahnung schicken, in der er den Schuldner jetzt endgültig und ultimativ auffordert, innerhalb einer bestimmten konkret bezeichneten Frist (z.B. 24. Mai 2015 oder binnen 10 Tagen nach Erhalt dieser Mahnung) die Zahlung vorzunehmen. Reagiert der Kunde auch auf diese Mahnung nicht, bleibt dem Gläubiger nichts anderes übrig, als die Forderung bei Gericht einzuklagen. Ab einem Zahlungsbetrag von 5.000 EUR benötigt er einen Rechtsanwalt, da bei dem dann zuständigen Landgericht Anwaltszwang besteht. Vorab kann der Gläubiger natürlich auch ein Inkassobüro beauftragen. Lässt sich der Schuldner auch von den Drohbriefen des Inkassobüros nicht beeindrucken, muss der Gläubiger auch in diesem Fall einen Rechtsanwalt beauftragen.

Muster einer Zahlungserinnerung

Sehr geehrte/r Herr/Frau

1. Beispiel

Sie haben am 7.Mai 2015 bei uns online auf unserer Website 12 Flaschen Wein " Sausenheimer Abhang" 2012 bestellt. Wir haben Ihnen die Lieferung am 9.Mai zugestellt und gebeten, die beiliegende Rechnung spätestens zum 24. Mai 2015 zu bezahlen. Sicherlich haben Sie die Zahlung übersehen. Dies kann jedem passieren. Kein Problem. Dennoch bitten wir Sie höflich, die Zahlung nunmehr vorzunehmen. Berücksichtigen Sie bitte, dass wir auf pünktliche Zahlungseingänge angewiesen sind und nur so unsere günstigen Preise anbieten können. Auch Sie profitieren so von unseren vorteilhaften Angeboten. Wir möchten Sie unbedingt als angenehmen Kunden in Erinnerung behalten.
Schönen Gruß
Unterschrift

Hinweis: Zahlungserinnerung und Mahnungen sollten idealerweise von einem verantwortlichen Mitarbeiter unterschieden werden. Faksimile oder anonyme Schreiben sind sehr unpersönlich und führen dazu, dass sich der Schuldner vielleicht nicht persönlich angesprochen fühlt. Je persönlicher die Beziehung gestaltet wird, desto eher lässt sich der Partner beeinflussen. Gut ist auch, wenn der Sachbearbeiter auf dem Briefbogen persönlich genannt und telefonisch erreichbar ist. Möglicherweise hat der Kunde einfache Rückfragen oder ein sonstiges Problem und scheut sich, eine anonyme Zentralnummer anzurufen, ohne zu wissen, mit wem er dann in Verbindung gebracht wird.

2. Beispiel

Guten Tag lieber Kunde,
Wir sind alles nur Menschen. Und Vergesslichkeit ist menschlich. Offensichtlich haben Sie übersehen, dass unsere Rechnung von 7.Mai 2015, in der wir Ihnen für den Kauf von vier neuen Reifen 600 EUR berechnet haben, noch offen steht. Sicherheitshalber legen wir eine Kopie der Rechnung nochmals bei. Wir wären Ihnen sehr verbunden, wenn Sie nunmehr den Zahlungsausgleich vornehmen könnten. Vielen Dank.

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